Koppelen met SFTP

De meest gebruikte koppeling met Spotler is een integratie om contacten te synchroniseren. Verzend je met grote regelmaat mailings vanuit Spotler? En wil je efficiënter aan de slag met het importeren van contacten? Dan zijn hier verschillende mogelijkheden voor, waaronder een koppeling met Secure FTP, afgekort SFTP. 

We kunnen de verschillende type koppelingen in twee groepen verdelen: koppelingen die in ‘batches’(periodiek) synchroniseren en koppelingen die ‘real time (continu)’ synchroniseren. Een SFTP koppeling is op basis van een 'batch' synchronisatie.

Batchsynchronisatie

Met een automatische bestandsimport in batches wordt periodiek (bijvoorbeeld ’s nachts) een export gedaan vanuit je eigen systeem. Deze export wordt aangeboden bij Spotler en automatisch geïmporteerd. Feitelijk werkt een ‘batch synchronisatie’ nagenoeg hetzelfde als wanneer je een contactenbestand zelf importeert in de module Lijsten. Dat contactenbestand is ook een ‘batch’. Het grote voordeel van de koppeling is natuurlijk dat het importeren automatisch verloopt, maar ook dat het minder foutgevoelig is dan een handmatige handeling.

Voor de SFTP koppeling zijn er twee mogelijkheden:

  1. Import SFTP
  2. Export SFTP


1. Import via SFTP

Een extern systeem kan via SFTP een bestand met contactgegevens op een Spotler-server plaatsen. Spotler importeert dit bestand automatisch in het juiste account en een importrapportage wordt naar een opgegeven e-mailadres verzonden. 

2. Export via SFTP

Na het verzenden van een mailing in Spotler kan er via een automatische export de respons-data op een Spotler SFTP-server gezet worden. Bij responsdata kun je denken aan opens, kliks, bounces, etc. Een extern systeem haalt vervolgens dit bestand op via de Spotler SFTP-server. De responsdata kun je gebruiken voor verrijking van gegevens of voor analyses. De export wordt met een tijdsinterval gedaan en wordt door je Spotler partner ingesteld. Beide SFTP koppelingen zijn beschikbaar voor alle producten van Spotler. 

Goed, je weet nu wat een SFTP koppeling inhoudt in dit artikel lees je meer over:

  1. Licentie voor SFTP activeren in Spotler
  2. SFTP Authenticatie
  3. SFTP Import configureren
  4. SFTP- verbinding instellen met FileZilla

1. Licentie voor SFTP activeren in Spotler

Wanneer je gebruik wilt maken van SFTP is de eerste stap om de licentie te activeren.

Ga naar de instellingen van je Spotler-account. Onder de tab Account & Facturatie zie je aan de linkerkant Integraties. Hier vind je een overzicht van alle integraties met je Spotler-account en je kunt hier integraties activeren, waaronder de SFTP.

SFTP_activeren.png

Om de SFTP integratie te activeren beweeg je je muis over de SFTP integratie en klik je op de button Activeren.

Licentie_activeren.gif

De status veranderd van rood naar groen. Je kunt nu aan de slag met de authenticatie van de SFTP.

2. SFTP authenticatie

Na het activeren van de SFTP integratie ga je de SFTP configureren. Ga naar de tab Integraties. Je komt direct in het scherm Configuraties.

SFTP_authenticatie.png

Onder de kop Authenticaties zie je SFTP en een button Nieuwe authenticatie. Klik op de button Nieuwe authenticatie om gegevens, zoals een wachtwoord, te genereren voor de koppeling tussen je SFTP en je Spotler-account. Deze gegevens stuur je door naar de persoon die de SFTP implementatie uitvoert.

Jijzelf kunt aan de slag met de configuratie van de SFTP wanneer het om imports gaat. Voor het instellen van de SFTP-export, neem contact op met je Spotler partner. 

3. SFTP import configureren

Welke databasevelden wil je importeren vanaf de SFTP en waar zijn lege waarde(s) toegestaan?
Net zoals bij een handmatige  import is het belangrijk dat de velden in Spotler gekoppeld worden met de juiste velden in het bestand. Zodat Spotler bijvoorbeeld weet dat First name in jouw bestand gekoppeld moet worden met het veld Voornaam in Spotler. 

Het configureren van de velden voor de SFTP-import doe je aan de hand van een handmatige import. De laatste import in Spotler is leidend voor de configuratie voor de import vanaf de SFTP.

Klaar met de import? Ga dan terug naar de Instellingen en de tab Integraties. Beweeg je muis over de SFTP instellingen en klik op Configureren in het dropdown-menu.

Configureren.gif

Er opent vervolgens een pop-up.

Pop-up_configuratie.png

In de pop-up zie je:

  • Geïmporteerd in: maak een keuze welke laatste handmatige import leidend moet zijn. Is dit op basis van een statische lijst of wanneer je een import doet in het actieve bestand (alle contacten).
  • E-mailadres voor terugkoppeling: een samenvatting van imports wordt naar dit e-mailadres gestuurd. Standaard staat hier het e-mailadres van jou als gebruiker, maar je kunt deze eventueel nog wijzigen. 
  • ZIP-bestand uploaden: hier geef je aan of het bestand wat je op de SFTP zet een zip-bestand is wat uitgepakt moet worden of niet.
  • Kolommen koppelen: hier zie je een overzicht van kolommen die gekoppeld zijn en dus voortaan meekomen in de import via de SFTP.

Klik op Ok om de configuratie af te ronden.

Omar_bord_serieus.png

Voorwaarden voor een goede import is dat de elementen van je import bestand overeenkomen met het bestand wat je handmatig hebt geimporteerd voor de configuratie. Denk hierbij aan: 

  • Dezelfde kolomnamen
  • Hetzelfde bestandstype, dus bijvoorbeeld .csv 
  • Hetzelfde scheidingsteken 

 

Een nieuw databaseveld importeren?

Is er een databaseveld bij gekomen die je wilt importeren? Verwijder dan de huidige configuratie via het dropdown-menu.

Configuratie_verwijderen.png

Vervolgens importeer je opnieuw handmatig een bestand. Ga terug naar Integraties bij de Instellingen en klik op Configureren in het dropdown-menu bij de SFTP-instellingen.

4. SFTP verbinding instellen met FileZilla

FileZilla (https://filezilla-project.org/) is een opensource FTP-programma voor zowel Windows als Mac-gebruikers. Het programma is niet door Spotler ontwikkeld.

Je gebruikt FileZilla om bestanden van je computer te uploaden naar een server of juist omgekeerd om bestanden van een server te downloaden naar je eigen computer.

FileZilla downloaden en installeren

Windows

  1. Ga naar https://filezilla-project.org/download.php en download de 64 Bits versie voor Windows (alleen als je een hele oude computer hebt is nog de 32-bits versie nodig).
  2. Dubbelklik op het downloadbestand om FileZilla te installeren.
  3. Geef toestemming aan Windows als er naar gevraagd wordt. Verder wordt gevraagd akkoord te gaan met de voorwaarden (licentie), vervolgens wordt gevraagd welke onderdelen (kies ze allemaal) en de locatie (de gegeven suggestie is prima).
  4. Vervolgens gaat FileZilla zich installeren en dat is veelal binnen een minuut gereed.


Mac

  1. Ga naar https://filezilla-project.org/download.php en download FileZilla
  2. Over het algemeen zal de installatie automatisch beginnen. Als dat niet het geval is, dubbelklik je in Finder op Filezilla_versienr.tar.gz
  3. Er wordt gevraagd akkoord te gaan met de voorwaarden (licentie), vervolgens wordt gevraagd welke onderdelen (kies ze allemaal) en de locatie (de gegeven suggestie is prima)
  4. FileZilla wordt geïnstalleerd.

De standaardtaal van FileZilla is de systeemtaal. Deze handleiding gaat uit van de Nederlandse taal. Mocht FileZilla in het Engels staan kun je via het menu bovenin klikken op “Edit” en vervolgens “Settings”. Kies bij "Language" de Nederlandse taal “Dutch (nl)”. Na een herstart van FileZilla is de taal aangepast.

 

Het instellen van de SFTP-verbinding met Filezilla

Voor het instellen van de SFTP-verbinding met Spotler in FileZilla is het nodig dat de SFTP al is geconfigureerd in je Spotler-account

  1. Open het FileZilla programma
  2. Ga via het menu bovenin naar "Bestand" en vervolgens het scherm "Sitebeheer". Je kan ook de toetsencombinatie CTRL+S gebruiken.
  3. Klik op "Nieuwe site"

    Filezilla_Sitebeheer.png

  4. Geef een naam op waaraan je deze verbinding herkent zoals 'Spotler account'
  5. In het veld"Host" vul je de FTP-domeinnaam in bijv. 'm1.mailplus.nl'
  6. Bij "Protocol"kies je 'SFTP-SHH File Transfer Protocol'

    Protocol.png

  7. Bij "Inlogtype"kies je 'Vragen naar een wachtwoord'. Je wilt namelijk niet dat FileZilla je wachtwoord onthoudt, i.v.m. veiligheid.
  8. Bij "Gebruiker" vul je de gebruikersnaam in die je hebt verkregen tijdens het instellen van SFTP-authenticatie in Spotler. 
  9. Klik op "OK"

De verbindingsinstellingen zijn nu opgeslagen en sitebeheer wordt gesloten.

Verbinding maken

We gaan nu verbinding maken met de ingestelde server.

  1. Open “Sitebeheer”.
    (Via het menu bovenin “Bestand” en vervolgens het scherm “Sitebeheer” of de toetsencombinatie CTRL+S)
  2. Kies links je aangemaakte verbinding en klik op “Verbinden”. Je maakt nu verbinding met de ingevulde host en logt in met je gebruikersnaam. FileZilla vraagt om het bijbehorende wachtwoord.
  3. Vul je wachtwoord in en klik op "OK". Het wachtwoord heb je verkregen tijdens het instellen van de SFTP-authenticatie in Spotler.

    Wachtwoord.png

  4. FileZilla komt met een ‘Onbekende hostsleutel’ melding.

    Onbekende_hostslutel.png

    Deze melding is een goed teken: alle gegevens worden versleuteld over internet gestuurd!
  5. Vink aan “Deze host altijd vertrouwen en deze sleutel toevoegen aan de cache” en klik op "Ok". Dan krijg je, de volgende keer dat je inlogt, deze melding niet meer.
  6. Je bent nu ingelogd op de server. In de linker kolom staan de bestanden op jouw computer (Lokale site), in de rechter kolom die op de server (Externe site).

Eigencomputer_Server.png

Je kunt je bestand selecteren op je eigen computer en die slepen naar rechts. Omgekeerd kun je ook de bestanden van de server slepen naar je eigen computer. Alternatief voor slepen is een bestand selecteren en dan rechts klikken en kiezen voor upload (naar de server toe) of download (naar je eigen computer toe).

Mocht het niet lukken om de SFTP-verbinding in te stellen, raadpleeg dan je eigen ICT-afdeling. Het kan zijn dat het bedrijfsbeleid is dat dit soort verbindingen niet zijn toegestaan.