Koppelen met SFTP

De meest gebruikte koppeling met Spotler is een integratie om contacten te synchroniseren. Verzend je met grote regelmaat mailings vanuit Spotler? En wil je efficiënter aan de slag met het importeren van contacten? Dan zijn hier verschillende mogelijkheden voor, waaronder een koppeling met Secure FTP, afgekort SFTP. 

We kunnen de verschillende type koppelingen in twee groepen verdelen: koppelingen die in ‘batches’(periodiek) en koppelingen die ‘real time (continu)’ synchroniseren. Een SFTP koppeling is op basis van een 'batch' synchronisatie.

Batchsynchronisatie

Met een automatische bestandsimport in batches wordt periodiek (bijvoorbeeld ’s nachts) een export gedaan vanuit je eigen systeem. Deze export wordt aangeboden bij Spotler en automatisch geïmporteerd. Feitelijk werkt een ‘batch synchronisatie’ nagenoeg hetzelfde als wanneer je een contactenbestand zelf importeert in de module Lijsten. Dat contactenbestand is ook een ‘batch’. Het grote voordeel van de koppeling is natuurlijk dat het importeren automatisch verloopt, maar ook dat het minder foutgevoelig is dan een handmatige handeling.

Voor de SFTP koppeling zijn er twee mogelijkheden:

  1. Import SFTP
  2. Export SFTP


1. Import via SFTP

Een extern systeem kan via SFTP een bestand met contactgegevens op een Spotler-server plaatsen. Spotler importeert dit bestand automatisch in het juiste account en een importrapportage wordt naar een opgegeven e-mailadres verzonden. 

2. Export via SFTP

Na het verzenden van een mailing in Spotler kan er via een automatische export de respons-data op een Spotler SFTP-server gezet worden. Bij responsdata kun je denken aan opens, kliks, bounces, etc. Een extern systeem haalt vervolgens dit bestand op via de Spotler SFTP-server. De responsdata kun je gebruiken voor verrijking van gegevens of voor analyses. De export wordt met een tijdsinterval gedaan en wordt door je Spotler partner ingesteld.

Beide SFTP koppelingen zijn beschikbaar voor alle producten van Spotler. 

Licentie voor SFTP activeren in Spotler

Wanneer je gebruik wilt maken van SFTP is de eerste stap om de licentie te activeren.

Ga naar de instellingen van je Spotler-account. Onder de tab Account & Facturatie zie je aan de linkerkant Integraties. Hier vind je een overzicht van alle integraties met je Spotler-account en je kunt hier integraties activeren, waaronder de SFTP.

SFTP_activeren.png

Om de SFTP integratie te activeren beweeg je je muis over de SFTP integratie en klik je op de button Activeren.

Licentie_activeren.gif

De status veranderd van rood naar groen. Je kunt nu aan de slag met de authenticatie van de SFTP.

SFTP authenticatie

Na het activeren van de SFTP integratie ga je de SFTP configureren. Ga naar de tab Integraties. Je komt direct in het scherm Configuraties.

SFTP_authenticatie.png

Onder de kop Authenticaties zie je SFTP en een button Nieuwe authenticatie. Klik op de button Nieuwe authenticatie om gegevens, zoals een wachtwoord, te genereren voor de koppeling tussen je SFTP en je Spotler-account. Deze gegevens stuur je door naar de persoon die de SFTP implementatie uitvoert.

Jijzelf kunt aan de slag met de configuratie van de SFTP wanneer het om imports gaat. Voor het instellen van de SFTP-export, neem contact op met je Spotler partner. 

SFTP import configureren

Welke databasevelden wil je importeren vanaf de SFTP en waar zijn lege waarde(s) toegestaan?
Net zoals bij een handmatige  import is het belangrijk dat de velden in Spotler gekoppeld worden met de juiste velden in het bestand. Zodat Spotler bijvoorbeeld weet dat First name in jouw bestand gekoppeld moet worden met het veld Voornaam in Spotler. 

Het configureren van de velden voor de SFTP-import doe je aan de hand van een handmatige import. De laatste import in Spotler is leidend voor de configuratie voor de import vanaf de SFTP.

Klaar met de import? Ga dan terug naar de Instellingen en de tab Integraties. Beweeg je muis over de SFTP instellingen en klik op Configureren in het dropdown-menu.

Configureren.gif

Er opent vervolgens een pop-up.

Pop-up_configuratie.png

In de pop-up zie je:

  • Geïmporteerd in: maak een keuze welke laatste handmatige import leidend moet zijn. Is dit op basis van een statische lijst of wanneer je een import doet in het actieve bestand (alle contacten).
  • E-mailadres voor terugkoppeling: een samenvatting van imports wordt naar dit e-mailadres gestuurd. Standaard staat hier het e-mailadres van jou als gebruiker, maar je kunt deze eventueel nog wijzigen. 
  • ZIP-bestand uploaden: hier geef je aan of het bestand wat je op de SFTP zet een zip-bestand is wat uitgepakt moet worden of niet.
  • Kolommen koppelen: hier zie je een overzicht van kolommen die gekoppeld zijn en dus voortaan meekomen in de import via de SFTP.

Klik op Ok om de configuratie af te ronden.

Omar_bord_serieus.png

Voorwaarden voor een goede import is dat de elementen van je import bestand overeenkomen met het bestand wat je handmatig hebt geimporteerd voor de configuratie. Denk hierbij aan: 

  • Dezelfde kolomnamen
  • Hetzelfde bestandstype, dus bijvoorbeeld .csv 
  • Hetzelfde scheidingsteken 

 

Een nieuw databaseveld importeren?

Is er een databaseveld bij gekomen die je wilt importeren? Verwijder dan de huidige configuratie via het dropdown-menu.

Configuratie_verwijderen.png

Vervolgens importeer je opnieuw handmatig een bestand. Ga terug naar Integraties bij de Instellingen en klik op Configureren in het dropdown-menu bij de SFTP-instellingen.