Koppelen met AFAS Profit

De koppeling tussen je AFAS Profit omgeving en je Spotler account verloopt via het Connector Platform van Spotler. De data op het Connector Platform blijft bij Spotler en wordt niet verwerkt via een derde partij.

Op het Connector Platform wordt de koppeling ingesteld zodat het bronsysteem (AFAS Profit) kan communiceren met het doelsysteem (Spotler account). Het werkt als volgt:

afas.jpg

Het Connector Platform haalt via de AppConnector (GetConnector) de data op uit AFAS Profit en zet deze gegevens vervolgens door naar jouw Spotler account. Periodiek worden de wijzigingen uit Spotler opgehaald en worden door het Connector Platform via de AppConnector (UpdateConnector) doorgezet naar AFAS Profit. Zo blijven alle systemen up-to-date.

Voorwaarden om succesvol te koppelen

Er zijn een aantal voorwaarden om te koppelen voor een goede werking:

  • Je gebruikt AFAS online. Spotler kan namelijk niet gekoppeld worden met AFAS On-Premise.
  • De nieuwsbrief permissies zijn ingesteld op de velden van het type ja/nee.
    Dit is nodig om de geblokkeerd functie van AFAS Profit te laten werken met Spotler.
    Een type ja/nee veld noemen we een vrij veld in Spotler. Bij een vrij veld is er één optie mogelijk. Wil je hier meer over weten? Lees dan het artikel Starten met je bestand.
  • ContactId, PersoonNr en OrganisationId zijn alle drie beschikbaar in de GetConnector voor het Connector Platform.
  • Alle contacten die je in Spotler wilt hebben, moeten in AFAS Profit onder een organisatie te vallen. Denk ook aan losse contacten/privé contacten (hang deze onder een fictieve organisatie als dat nu niet het geval is).
  • Alleen data uit de gegevensverzameling van de CRM kan in de AFAS Profit GetConnector geplaatst worden. Data uit HRM, Ordermanagement en Financieel kan niet gebruikt worden in de koppeling. Medewerkersdata uit HRM kan alleen benaderd worden, mits de medewerkers ook als contactpersoon (Persoon bij organisatie) onder de eigen organisatie in CRM zijn toegevoegd.
  • Spotler geeft alleen data terug van velden van het type 'tekst' (vrij veld) en type 'ja/nee'.
    NB: Data met velden uit AFAS Profit van het type 'tabelkoppeling' kunnen naar Spotler gesynchroniseerd worden. Spotler kan echter niet terug synchroniseren naar AFAS Profit op dit type veld.
    NB: Bedrijfsnaam, Straat, Huisnummer, Postcode, Woonplaats - velden kunnen door beperking van AFAS Profit niet vanuit Spotler naar AFAS Profit geüpdatet worden. Dit heeft invloed op wat je kan uitvragen via Profiel wijzigen formulieren van Spotler.
  • Voor het instellen van de AppConnector levert Spotler een implementatie handleiding aan. Hiervoor heb je kennis nodig van AFAS Profit. Heb je die niet in huis? Raadpleeg dan je AFAS-partner.

Opmerkingen

  • Wij geven alleen aan wat er moet worden toegevoegd aan AFAS Profit om met Spotler te kunnen koppelen. Spotler is geen AFAS Profit specialist en adviseert niet over hoe AFAS Profit wordt ingericht.
  • Contacten ophalen uit AFAS Profit werkt snel. Het updaten van contacten van Spotler naar AFAS Profit duurt langer omdat er op drie entiteiten (contact, persoon en organisatie) geüpdatet moet worden.
  • De koppeling test je zelf (eventueel met een AFAS-partner). Hiervoor is een testplan beschikbaar.