Koppelen met AFAS Profit

De koppeling tussen je AFAS Profit omgeving en je Spotler account verloopt via het Connector Platform van Spotler. De data op het Connector Platform blijft bij Spotler en wordt niet verwerkt via een derde partij.

Op het Connector Platform wordt de koppeling ingesteld zodat het bronsysteem (AFAS Profit) kan communiceren met het doelsysteem (Spotler account). Het werkt als volgt:

afas.jpg

Het Connector Platform haalt via de AppConnector (GetConnector) de data op uit AFAS Profit en zet deze gegevens vervolgens door naar jouw Spotler account. Periodiek worden de wijzigingen uit Spotler opgehaald en worden door het Connector Platform via de AppConnector (UpdateConnector) doorgezet naar AFAS Profit. Zo blijven alle systemen up-to-date.

AFAS naar Spotler

Nieuwe en gewijzigde contactpersonen worden standaard elke 15 minuten gesynchroniseerd van AFAS Profit naar Spotler. Deze interval staat op het Connector Platform ingesteld en kan door Spotler worden aangepast. De GetConnector die is aangemaakt geeft alleen een wijzig datum op de contactpersoon entiteit (contact). Voor andere wijzigingen op persoon en organisatie is elke 6 uur een volledige synchronisatie. Het kan dus langer duren voordat mutaties op deze onderdelen in Spotler zichtbaar zijn.
Let op: Contactpersonen zonder e-mailadres worden niet aangemaakt in Spotler.

Spotler naar AFAS

Wijzigingen van contactpersonen in Spotler worden elke 15 minuten teruggegeven aan AFAS Profit, zoals nieuwsbrief permissie afmeldingen en bounce informatie. Alleen de wijzigngen op velden die in de mapping van de koppeling zijn ingesteld komen terug in AFAS Profit.
Let op: Spotler maakt geen nieuwe contactpersonen aan in AFAS Profit.

 

Voorwaarden om succesvol te koppelen

Er is een aantal voorwaarden om te koppelen voor een goede werking:

  • Je gebruikt AFAS online. Spotler kan namelijk niet gekoppeld worden met AFAS On-Premise.
  • In de AFAS App Connector dienen de UpdateConnectoren Contact, Persoon en Organisatie beschikbaar te zijn. Zonder deze onderdelen kan de koppeling helaas niet aangemaakt worden. In de mapping van de koppeling stelt Spotler in of data in AFAS aangepast mag worden of niet.

  • De nieuwsbrief permissies zijn ingesteld op de velden van het type ja/nee.
    Dit is nodig om de geblokkeerd functie van AFAS Profit te laten werken met Spotler.
    Een type ja/nee veld noemen we een vrij veld in Spotler. Bij een vrij veld is er één optie mogelijk. Wil je hier meer over weten? Lees dan het artikel Starten met je bestand.
  • ContactId, PersoonNr en OrganisationId zijn alle drie beschikbaar in de GetConnector voor het Connector Platform.
  • Alle contacten die je in Spotler wilt hebben, moeten in AFAS Profit onder een organisatie vallen. Denk ook aan losse personen (hang deze onder een fictieve organisatie als dat nu niet het geval is).
    NB: Losse personen worden niet gesynchroniseerd met Spotler. Spotler verwerkt alleen contactpersonen die onder een organisatie vallen (soort contact = persoon bij organisatie).
  • Alleen data uit de gegevensverzameling contact van de CRM kan in de AFAS Profit GetConnector geplaatst worden. Data uit HRM, Ordermanagement en Financieel kan niet gebruikt worden in de koppeling. Medewerkersdata uit HRM kan alleen benaderd worden, mits de medewerkers ook als contactpersoon (Persoon bij organisatie) onder de eigen organisatie in CRM zijn toegevoegd.
  • Een extra GetConnector is alleen te gebruiken als daar ook de verplichte velden in staan, zoals het ContactId, PersoonNr en OrganisationId.
  • In de koppeling kan op één e-mailadres veld gemapped worden met Spotler. Dit kan op e-mail werk of e-mail privé.
  • Spotler geeft alleen data terug van velden van het type 'tekst' (vrij veld) en type 'ja/nee'.
    NB: Data met velden uit AFAS Profit van het type 'tabelkoppeling' kunnen naar Spotler gesynchroniseerd worden. Spotler kan echter niet terug synchroniseren naar AFAS Profit op dit type veld.
    NB: Bedrijfsnaam, Straat, Huisnummer, Postcode, Woonplaats - velden kunnen door beperking van AFAS Profit niet vanuit Spotler naar AFAS Profit geüpdatet worden. Dit heeft invloed op wat je kan uitvragen via Profiel wijzigen formulieren van Spotler.
  • Voor het instellen van de AppConnector levert Spotler een implementatie handleiding aan. Hiervoor heb je kennis nodig van AFAS Profit. Heb je die niet in huis? Raadpleeg dan je AFAS-partner.

Opmerkingen

  • Wij geven alleen aan wat er moet worden toegevoegd aan AFAS Profit om met Spotler te kunnen koppelen. Spotler is geen AFAS Profit specialist en adviseert niet over hoe AFAS Profit wordt ingericht.
  • Contactpersonen zonder e-mailadres worden niet aangemaakt in Spotler met de AFAS Profit koppeling.
  • Maak in Spotler een doelgroep in het dynamische bestand die minimaal bestaat uit selectie op een (nieuwsbrief) permissie. Indien een contact geen permissie (meer) heeft zal het contact ook niet meer gemaild worden. Er kan gebruik worden gemaakt van meerdere permissies in de koppeling.

  • Contacten die inactief zijn door een hardbounce worden niet meer verrijkt in Spotler. Indien een hardbounce contact een nieuw e-mailadres krijgt in AFAS Profit, zal het bijbehorende record in Spotler weer geactiveerd worden. Verwijder in AFAS Profit handmatig het bounce datumveld na het aanpassen van het e-mailadres.

  • Geblokkeerde contacten worden toegevoegd aan Spotler, maar zonder permissies. In de koppeling zit een ingebouwde functie waarbij permissies in Spotler worden uitgezet als een contact is geblokkeerd. In de GetConnector mag overigens niet gefilterd worden op geblokkeerde contacten.

  • Op de GetConnector mag alleen gefilterd worden op "Soort contact = Persoon bij organisatie" en "Debiteur = J". Andere filtering kan ervoor zorgen dat een contact ongewijzigd in Spotler blijft staan als deze door de filtering niet meer in de GetConnector wordt aangeboden. Filter op de GetConnector dus niet op contact "geblokkeerd" of een andere eigen toegevoegde waarde.

  • Contacten die niet meer in de GetConnector worden aangeboden blijven ongewijzigd in Spotler staan. De koppeling verwijderd/anonimiseert geen contacten in Spotler. Zet daarom altijd de permissie(s) uit als een contact geen email meer mag ontvangen.

  • Met de koppeling kun je naast alleen de bouncedatum, er ook voor kiezen om het type bounce te tonen (softbounce/hardbounce) en een apart vinkje laten vullen als het e-mailadres uiteindelijk een hardbounce is. Zo kan je makkelijker selecties maken in AFAS Profit. Om hier gebruik van te maken, dient jouw configuratie aangepast te worden. Neem contact op met je Spotler partner om dit in gang te zetten.
  • De koppeling test je zelf (eventueel met een AFAS-partner). Hiervoor is een testplan beschikbaar.

Mailinghistorie in dossieritem

Spotler kan voor elke mailing of alleen voor een specifieke mailing een dossieritem toevoegen voor een contactpersoon in AFAS Profit op het contact (dus niet op persoon of de verkooprelatie). Wil je alle mailings synchroniseren of juist alleen mailings die gekoppeld zijn aan een trendrapportage. Campagnemails worden altijd als dossieritem toegevoegd als de mailing interacties op het Connector Platform zijn aangezet.

Een dossieritem bevat:

  • Naam van de mailing
  • Onderwerpregel
  • Verzenddatum
  • Een persoonlijke HTML versie van de mail (deze wordt als link toegevoegd zonder links naar servicepagina's)
  • De interactie die wordt toegevoegd is voorzien van een datum/tijd
  • Welke interacties gesynchroniseerd moet worden is door Spotler instelbaar op het Spotler Connector Platform en is optioneel. Deze worden als reactie toegevoegd op het dossieritem in Profit. 
    • Mailing gebounced
    • Mailing geopend
    • Mailing geklikt

Goed om te weten: Er wordt geen historische data gesynct, dit werkt dus alleen voor nieuw verstuurde mailings en campagneberichten.

Voor het instellen van de mailinghistorie in een dossieritem, neem contact op met je Spotler partner.