Koppelen met Zapier

Zapier is een online tool dat een connectie kan maken tussen de door jou gebruikte systemen, apps en services. Je kunt er op eenvoudige wijze herhalende taken mee te automatiseren. 

Voor Zapier is een speciale 'Spotler app' ontwikkelt om automatisch contacten uit andere systemen naar je Spotler-account te synchroniseren. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe leads die je hebt gegenereerd via:

Daarbij is het ook mogelijk om automatisch campagnes te starten voor deze contacten. Je vergroot zo eenvoudig je bestand in Spotler en je verhoogt de communicatiewaarde van je e-mailmarketing activiteiten.

zapier-spotler-werking-koppeling.png

Spotler collega's Arthur ten Have en Hidde Verkooijen hebben een workshop gegeven over Social leads automatisch opvolgen met Spotler via Zapier. Bekijk de opname hieronder terug.


In dit artikel lees je het volgende:

  1. Hoe werkt een koppeling met Zapier?
  2. Wat zijn de mogelijkheden van de Spotler app voor Zapier?
  3. Hoe koppel je een systeem met Spotler via Zapier?
  4. Waar kun je de koppeling het beste voor gebruiken?
  5. Wat zijn de voorwaarden om succesvol te koppelen?
  6. Wat zijn Zapier Helpers en hoe kun je ze gebruiken?
  7. Veelgestelde vragen

Hoe werkt een koppeling met Zapier?

Als je in Zapier een koppeling maakt tussen twee systemen, dan noem je dat een 'zap'. Voor een zap heb je minimaal twee 'apps' nodig:

  1. Een 'trigger' app:
    Hiermee geef je aan op basis van welke gebeurtenis je een handeling wilt laten uitvoeren binnen Zapier.
  2. Een 'action' app:
    Hiermee geef je aan welke handeling je wilt uitvoeren naar aanleiding van die gebeurtenis. De Spotler app voor Zapier is een 'action' app. Je kunt dus alleen iets uitvoeren in Spotler naar aanleiding van een gebeurtenis in een ander systeem.

mceclip0.png

Hierboven wordt in het oranje een zap weergegeven tussen Facebook Lead Ads en Spotler. Je ziet dat je dan de Facebook app voor Zapier nodig hebt om de gebeurtenis van een nieuwe lead op te vangen. En de Spotler app voor Zapier om de nieuwe 'lead' uit Facebook als contact toe te voegen in je Spotler-account. 

Wat zijn de mogelijkheden van de Spotler app voor Zapier?

Op basis van een gebeurtenis in een ander systeem - bijvoorbeeld een nieuwe submit van een JotForm-formulier op je website - kun je de Spotler app een actie laten uitvoeren.

Je hebt keuze uit twee acties die je kunt laten uitvoeren:

  1. Het toevoegen (of wijzigen) van een contact in Spotler
    Zo houd je Spotler up-to-date met contactgegevens.
  2. Het toevoegen (of wijzigen) van een contact in Spotler + starten campagne
    Zo kun je automatisch een bedank- of welkomstbericht sturen naar iemand die zich inschrijft voor de nieuwsbrief, een brochure aanvraagt of een donatie doet.

Hoe koppel je een systeem met Spotler via Zapier?

Bereid eerst je Spotler-account voor

Je hebt namelijk de key en secret van een API-authenticatie uit je Spotler-account nodig om Zapier toegang te kunnen geven. Kies bij het aanmaken van een authenticatie voor een logische naam, bijvoorbeeld "Facebook Lead Ads", zodat je ook in Spotler kunt zien welk systeem je gaat koppelen (via Zapier).

Omar_bord_serieus.png Let op: Controleer of je al een koppeling hebt met je Spotler-account!
Ga naar de Instellingen van je Spotler-account en klik bovenin op Integraties. Controleer of er al een API-authenticatie aanwezig is, omdat je misschien al een koppeling hebt met een ander systeem. Zo ja, dan moet je Spotler-account worden voorbereid op een extra koppeling.


Ga vervolgens naar Zapier

  1. Login op Zapier.com of maak eerst een (gratis) Zapier-account aan. Zapier is voor veel systemen gratis, maar voor sommige systemen, zoals Facebook Lead Ads of LinkedIn Lead Gen Forms, moet je minimaal de "Starter"-versie afnemen. Bekijk de prijzen van Zapier.
  2. Op het startscherm na inloggen kun je bij "Connect this app..." het systeem invullen dat je wilt koppelen aan je Spotler-account. Bijvoorbeeld Facebook Lead Ads. Daarnaast kun je bij "with this one!" direct het systeem invullen dat je wilt koppelen. Spotler natuurlijk!
  3. Kies bij "When this happens..." een gebeurtenis naar aanleiding waarvan je een actie wilt uitvoeren in Spotler. Kies de actie zelf bij "then do this".
  4. Druk op de knop "Try it".
  5. Er verschijnt dan een pagina waarop je de koppeling tussen de 2 systemen kunt configureren. Eerst de trigger app, bijvoorbeeld Facebook Lead Ads, daaronder de action app - Spotler dus. Bij de trigger app, maak je eerst verbinding met het systeem dat je wilt koppelen aan Spotler. Druk daarvoor op de blauwe knop "Sign in to ...". Er verschijnt een pop-up venster waarin je Zapier toegang geeft tot het systeem dat je wilt koppelen met Spotler. Bij sommige apps, zoals bij Facebook Lead Ads, krijg je daarna nog de mogelijkheid om Zapier toestemming te geven om diverse handelingen te verrichten in je externe systeem. Meestal is dat niet nodig voor de koppeling met Spotler (zie veelgestelde vragen).
  6. Kies vervolgens het account van het externe systeem waarmee de koppeling wilt maken en druk op de knop "Continue". Bepaal bij Set up trigger de gebeurtenis waarop je een actie wilt laten uitvoeren, bijvoorbeeld een nieuwe lead of een nieuwe form entry. En druk op de knop "Test trigger" en daarna op "Continue".
  7. Nu ben je bij het instellen van de action app aangekomen, Spotler dus! Maak een keuze uit: (a) "Add (Or Update) Contact", of (b) "Add (Or Update) Contact And Trigger Campaign". En druk vervolgens op de knop "Continue".
  8. Nu kun je verbinding maken met je Spotler-account. Druk daarvoor op de blauwe knop "Sign in to Spotler". Er verschijnt een pop-up venster waarin je Zapier toegang geeft tot je Spotler-account. Vul hierin de key en secret in van de juiste API-authenticatie uit je Spotler-account en druk op de knop "Yes, Continue". Kies het Spotler-account waar je toegang toe hebt (dat kan er maar één zijn).
  9. Je ziet een overzicht van alle profielvelden uit je Spotler-account. Bepaal welk profielveld je wilt vullen met een waarde uit het externe systeem. De volgende velden zijn verplicht: (1) Het External Contact Id, die je dient te vullen met een unieke waarde uit het externe systeem, en (2) het E-mailadres van het contact. Als je gekozen hebt voor de actie waarbij je ook een campagne wilt triggeren, dan ben je ook verplicht om (3) de juiste Campaign uit je Spotler-account te selecteren. Je kunt overigens alleen campagnes selecteren die een externe trigger hebben en een actieve status hebben in je Spotler-account. En druk op de knop "Continue".
  10. Druk op "Test & Continue".
  11. Als de test geslaagd is, kun je de zap activeren door op de knop "Turn On Zap" te drukken. Eventueel kun je je zap nog een logische naam geven bovenin het scherm. Dat is zeker handig als je meerdere zaps actief hebt.

Waar kun je de koppeling het beste voor gebruiken?

De Spotler app voor Zapier kun je het beste gebruiken om je bestand in Spotler te vergroten of te verrijken. Het is vooral waardevol om nieuwe contacten of leads te synchroniseren naar Spotler en eventueel automatisch op te volgen met een e-mail. Aangezien je per succesvol uitgevoerde taak betaalt aan Zapier, kunnen de kosten aardig oplopen als je grote bestanden dagelijks naar Spotler gaat synchroniseren. Zo kun je prima ook een CRM-systeem via Zapier koppelen met Spotler, maar dan is het wel verstandig om alleen nieuwe contacten te synchroniseren. En gewijzigde contacten alleen onder bepaalde voorwaarden; namelijk alleen als de wijzigingen voldoende waarde hebben om te gebruiken in Spotler.

Vaak toegepaste voorbeelden:

  • Automatisch via Spotler een aanmeldbevestiging sturen, als mensen zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief via een advertentie van Facebook Lead Ads.
  • Automatisch via Spotler een brochure of white paper toesturen, als mensen die hebben aangevraagd via een advertentie van LinkedIn Lead Gen Forms.
  • Automatisch via Spotler een bedankmail sturen, als donateurs via Typeform of ActiveForm een donatie hebben gedaan.
  • Automatisch via Spotler een bevestiging van deelname (met QR-code) sturen, als iemand via EventBrite zich heeft ingeschreven voor een evenement.
  • Automatisch via Spotler een coupon sturen naar nieuwe klanten die voor het eerst een bestelling hebben geplaatst in een webwinkel.
  • Automatisch via Spotler een notificatie sturen naar je sales-afdeling, als een prospect een bepaalde pagina heeft bezocht, een bepaalde leadscore heeft bereikt of heel concreet om meer informatie vraagt.

Wat zijn de voorwaarden?

Er zijn een aantal voorwaarden om een extern systeem succesvol te koppelen aan je Spotler-account via Zapier:

  • Je hebt een account nodig bij Zapier. Bekijk het freemium model van Zapier om te bepalen welke licentie je nodig hebt.
  • De REST API moet geactiveerd zijn in je Spotler-account.
  • Maak een aparte (REST API) authenticatie aan voor het systeem dat je met Zapier wilt koppelen in je Spotler-account. Geef de authenticatie een logische naam, bijvoorbeeld "Facebook Lead Ads". Als je al een andere koppeling actief hebt met je Spotler-account, dan moet je Spotler-account eerst worden voorbereid op een extra koppeling.
  • Spotler ontdubbelt automatisch op basis van de ingestelde ontdubbelregels (standaard wordt er daarbij ook ontdubbelt op het e-mailadres).

Spotler levert alleen support op de Spotler software en de 'Spotler App' die voor Zapier is ontwikkeld. Deze app wordt ook door Spotler onderhouden. Voor overige vragen kun je terecht bij Zapier.

Zapier Helpers

Bij sommige profielvelden verwacht Spotler een specifieke waarde die (helaas) niet altijd overeen hoeft te komen met de waarde uit het externe systeem. De mooiste oplossing is door gebruik te maken van Zapier Helpers, zoals Filter by Zapier, Formatter by Zapier en Paths by Zapier. Die kun je inzetten als tussenstap(pen) tussen de 'trigger app' en de 'action app', om toch de juiste waarde in Spotler te kunnen wegschrijven. Zapier Helpers kun je niet gebruiken in de gratis versie van Zapier. Hieronder twee voorbeelden van Zapier Helpers.

Formatter / Utilities / Lookup Table:

Stel je hebt een ergens een formulier gepubliceerd waarmee je iets kunt aanvragen en waarin je je optioneel ook kunt inschrijven voor de nieuwsbrief. Als je dan de Spotler app instelt in Zapier, kun je niet standaard de permissie nieuwsbrief aanzetten in Spotler, zoals hieronder afgebeeld.

mceclip0.png

In dat geval biedt de Zapier Helper Formatter by Zapier uitkomst. Klik op het 'plus'-icoon tussen de Trigger app en de Action app in je Zap en zoek op 'Formatter'. Kies vervolgens voor 'Utilities' als 'Action Event' en selecteer 'Lookup Table'.

Selecteer bij 'Lookup Key' de (checkbox) vraag uit het formulier waarin je optioneel vraagt of iemand de nieuwsbrief wilt ontvangen. Vul bij 'Lookup Table' links de waarde in die Zapier ontvangt als iemand de checkboxvraag heeft aangevinkt, in dit geval 'True'. En vul rechts de waarde in die Spotler accepteert, in dit geval de waarde '1' (om de bovenste permissie van het permissieveld in Spotler aan te zetten). Laat de Fallback Value leeg! Je wilt namelijk voorkomen dat het leidt tot een afmelding als iemand zich niet inschrijft voor de nieuwsbrief.

mceclip1.png

Rond deze stap af en kies nu de juiste (custom) waarde om weg te schrijven bij het permissieveld in de configuratie van de Spotler app.

2021-04-26_16h02_33.png

Op deze manier wordt netjes de waarde '1' weggeschreven als iemand zich wél inschrijft voor de nieuwsbrief en zal de waarde in Spotler behouden blijven als iemand zich niet inschrijft voor de nieuwsbrief.

mceclip4.png

Deze oplossing werkt alléén als je de bovenste permissie in Spotler wilt bijwerken.

Formatter / Text / Replace:

Bovenstaande oplossing werkt alleen als je de bovenste permissie in Spotler wilt bijwerken. Als een respondent optioneel meerdere permissies of interesses kan aanvinken, dan biedt de Zapier Helper Formatter by Zapier wederom uitkomst. Maar nu moet je voor elke permissie (of interesse) een aparte tussenstap aanmaken om per permissie (of interesse) de juiste waarde op te kunnen slaan in Spotler.

Klik op het 'plus'-icoon tussen de Trigger app en de Action app in je Zap en zoek op 'Formatter'. Kies vervolgens voor 'Text' als 'Action Event' en selecteer 'Replace'.

Kies bij 'Input' de binnenkomende waarde van een individuele permissie (of interesse). Begin daarbij met de bovenste permissie (of interesse) in Spotler. Het voordeel hiervan is dat de waarde leeg blijft als iemand die permissie (of interesse) niet heeft aangevinkt in het formulier. In dit voorbeeld wordt de waarde letterlijk 'Nieuwsbrief' als deze permissie is aangevinkt in het formulier.

Om de bovenste permissie in Spotler aan te zetten, moet je de (bitValue-) waarde '1' meegeven. Vul dat dus in bij 'Replace'.

mceclip1.png

Doe hetzelfde voor de andere permissies (of interesses). Maar let erop dat je de juiste bitValue-waarde meegeeft per permissie (of interesse) conform de volgende tabel. Deze waarde neemt exponentieel toe.

 Permissies in Spotler (voorbeelden)  bitValue-waarde om deze permisse aan te zetten in Spotler
 Nieuwsbrief  1
 Tips  2
 Serviceberichten  4
 Uitnodigingen  8
 Product updates  16

 

In ons voorbeeld ging het om 3 permissies, dus dat betekent dat we de volgende 3 tussenstappen moeten aanmaken om uiteindelijk de juiste waardes te synchroniseren naar Spotler. 

mceclip0.png

Rond deze stappen af en kies nu per permissie (of interesse) de juiste (custom) waarde om weg te schrijven bij het veld 'permissies' in de configuratie van de Spotler app.

mceclip2.png

Als je dat per permissie (of interesse) hebt gedaan, dan ziet de mapping er zo uit in de Spotler app voor Zapier:

mceclip3.png

Het mooie van deze oplossing is, dat de bestaande waarde in Spotler ongemoeid blijft als iemand bepaalde permissies (of interesses) niet aanvinkt in het formulier. In bovenstaand voorbeeld heeft iemand zich alleen voor de tweede en derde permissie aangemeld.

Formatter / Text / Truncate:

Stel je hebt een ergens een formulier gepubliceerd waarin je iets uitvraagt waarvan Spotler een specifieke waarde verwacht (bijvoorbeeld bij 'geslacht' een 'M' of een 'V') of een waarde in een specifieke notatie (bijvoorbeeld de datum in een notatie die Spotler accepteert). In dat geval kun je met een tussenstap de waarde eerst omvormen naar een waarde die Spotler accepteert. Hieronder een voorbeeld om iemands geslacht op de juiste wijze op te slaan.

Net als bij het voorbeeld met permissies hierboven, kunnen we niet bij iedereen 'Male' (of 'Female') invullen, want dat hoeft niet het antwoord te zijn uit het formulier. Bovendien kunnen we als 'custom' waarde ook niet zomaar de waarde uit het externe systeem opslaan, want de waardes 'Man' en 'Vrouw' worden niet geaccepteerd door Spotler.

mceclip5.png

Ook in dit geval biedt de Zapier Helper Formatter by Zapier uitkomst. Klik op het 'plus'-icoon tussen de Trigger app en de Action app in je Zap en zoek op 'Formatter'. Kies vervolgens voor 'Text' als 'Action Event' en selecteer 'Truncate'.

Kies bij 'Input' de vraag in waarin je het geslacht hebt uitgevraagd. Met de 'Truncate'-functie kunnen we nu de waarde van het geslacht aanpassen tot alleen de eerste letter, 'M' bij waarde 'Man' en 'V' bij waarde 'Vrouw'. Vul daarom bij 'Max length' een '1' in, zodat alleen de eerste letter van de oorspronkelijke waarde overblijft (die Spotler wel begrijpt).

mceclip6.png

Rond deze stap af en kies nu de juiste (custom) waarde om weg te schrijven bij het veld 'Geslacht' in de configuratie van de Spotler app.

mceclip7.png

Op deze manier wordt netjes de waarde 'M' of 'V' weggeschreven bij het Geslacht in Spotler.

mceclip8.png

Veelgestelde vragen

  • Wie beheert de 'Spotler app' voor Zapier?
    De 'Spotler app' voor Zapier is door Spotler ontwikkeld op het Zapier Platform CLI (Command Line Interface) en wordt beheerd en onderhouden door Spotler zelf.
  • Wat zijn de kosten voor het gebruik van de 'Spotler app' voor Zapier?
    De app zelf is gratis. De kosten voor Zapier zijn afhankelijk van het aantal succesvol uitgevoerde 'tasks' die door je 'zap' (koppeling) worden uitgevoerd per maand. Een voorbeeld van een 'task' is het synchroniseren van een lead naar Spotler. Als je daarbij ook gelijk een campagne triggert wordt dat niet gezien als een tweede 'task', omdat het binnen dezelfde 'action' valt. Tot een bepaald aantal tasks per maand is het gebruik van Zapier gratis. Is het aantal 'task' per maand hoger, dan betaal je een vaste prijs per maand. Bekijk het freemium model van Zapier om te bepalen welke licentie je nodig hebt. Goed om te weten is dat bepaalde 'premium apps' - zoals de apps van Facebook Lead Ads of LinkedIn Lead Gen Forms - alléén te gebruiken zijn vanaf de 'Starter'-licentie. Ten slotte, heb je een REST API-licentie nodig in je Spotler-account. Als je daar al gebruik van maakt voor een andere koppeling, dan komen er geen extra kosten bij.
  • Wat is een 'zap'?
    Een 'zap' is een geautomatiseerde workflow die je apps binnen Zapier met elkaar verbindt. Elke Zap bestaat uit een trigger en één of meerdere actions. Wanneer je een 'zap' inschakelt, voert deze de actiestappen binnen je 'zap' uit elke keer dat de trigger-gebeurtenis optreedt.
  • Wat is een 'trigger'?
    Een 'trigger' is een gebeurtenis die een 'zap' start. Als je bijvoorbeeld leads automatisch naar Spotler wilt synchroniseren, dan is een nieuwe lead de 'trigger'.
  • Wat is een 'action'?
    Een 'action' is de handeling die een 'zap' uitvoert nadat deze is getriggerd. Als je bijvoorbeeld elke nieuwe lead automatisch naar Spotler wilt synchroniseren, dan is toevoegen van de lead aan Spotler de 'action'. Er kunnen meerdere handelingen worden uitgevoerd binnen één 'action'. Zo wordt de combinatie van het toevoegen van een contact aan Spotler en vervolgens het triggeren van een campagne in Spotler gezien als één 'action'.
  • Wat is een 'task'?
    Een 'task' is een 'action' die je 'zap' met succes voltooit.
  • Wat betekent de melding 'Campaign inactive'?
    Als je in je zap Spotler koppelt en er verschijnt de melding 'Campaign inactive', dan is er op dat moment geen enkele campagne actief in je Spotler-account. Alleen actieve campagnes met een externe trigger kunnen je instellen in je zap. Bijvoorbeeld een aanmeldbevestigingscampagne na een inschrijving voor de nieuwsbrief.
  • Waarom zie ik niet alle velden of vragen terugkomen in Zapier?
    Druk in Zapier op de 'refresh'-knop bij het configureren van de trigger app om de meest recente velden of vragen in te laden. Als je dan nog steeds velden of vragen mist, dan kan het soms helpen om een nieuwe zap te maken.
  • Waarom lukt het soms niet om bepaalde profielvelden te koppelen?
    Alle profielvelden in je Spotler-account waar je tekst in kunt opslaan, kun je heel eenvoudig vullen met een waarde uit het externe systeem dat je wilt koppelen via Zapier. Denk aan voornaam, achternaam, e-mailadres, adres, woonplaats, telefoonnummer, et cetera. Voor overige profielvelden zul je extra moeite moeten doen. Denk aan de profielvelden permissies, geslacht en interesses. Spotler verwacht dan een specifieke waarde die niet altijd overeen hoeft te komen met de waarde het externe systeem dat je wilt koppelen.
  • Hoe kan ik de juiste permissie, interesse en/of geslacht opslaan in Spotler?
    Bij sommige profielvelden verwacht Spotler een specifieke waarde die (helaas) niet altijd overeen hoeft te komen met de waarde uit het externe systeem. Dit kun je op 2 manieren oplossen: (1) De mooiste oplossing is door gebruik te maken van Zapier Helpers, zoals Filter by Zapier, Formatter by Zapier en Paths by Zapier. Die kun je inzetten als tussenstap(pen) tussen de 'trigger app' en de 'action app', om toch de juiste waarde in Spotler te kunnen wegschrijven. Zapier Helpers kun je niet gebruiken in de gratis versie van Zapier. (2) Door de waarde van permissie, interesse en/of geslacht eerst in een normaal profielveld weg te schrijven in Spotler, en bij de direct getriggerde campagne ook een profielwijzigstap op te nemen die afhankelijk van de weggeschreven waarde alsnog de juiste permissie, interesse en/of geslacht opslaat in het juiste veld.
  • Als ik mijn 'zap' test, dan zie ik niets binnenkomen in mijn Spotler-account. Hoe kan dat?
    Als je de koppeling test, dan kan het even duren voordat het contact naar je Spotler-account wordt gesynchroniseerd (en eventueel de campagne wordt getriggerd). De snelheid waarmee de koppeling werkt is afhankelijk van de licentie die je bij Zapier afneemt, variërend van vrijwel direct tot 15 minuten.
  • Wat kan ik doen als ik niets zie binnenkomen in mijn Spotler-account?
    Als je langer dan 15 minuten hebt gewacht, maar je ziet nog steeds niets binnenkomen in je Spotler-account, dan kan er een fout zijn opgetreden. Dit zou je moeten kunnen zien in de rapportage van je 'zap' in Zapier
  • Wat moet ik doen als Facebook Lead Ads mijn 'zap' niet lijkt te triggeren?
    Ook al heb je vanuit Zapier verbinding kunnen maken met je Facebook-account, kan het voorkomen dat je 'zap' toch niet wordt aangesproken bij een nieuwe (test-) lead. Het kan zijn dat je dan eerst nog toestemming tot Leads moet toewijzen aan Zapier in de Leads Access Manager in je Facebook-account.
  • Hoe kan ik testen met verschillende testdata?
    Als je vanuit het externe systeem (test-) data hebt gecreëerd, bijvoorbeeld een nieuwe lead of nieuwe form submit, dan moet je bij de Trigger-app in Zapier deze data eerst inladen om je Zap te kunnen testen. Druk daarvoor op de knop "Load more" bij de instellingen van de Trigger app, zodat je een nieuw resultaat binnenkrijgt om te kunnen testen.
  • Wat moet ik invullen bij 'External Contact Id' als er geen unieke waarde beschikbaar is in het externe systeem?
    Als er geen unieke waarde beschikbaar is in het unieke systeem om te koppelen aan het 'External Contact Id' veld van Spotler, dan kun je ervoor kiezen om Zapier een unieke waarde te laten genereren. Vul dan {{zap_meta_timestamp}} in bij 'External Contact Id'.