Welke data kan ik exporteren uit mijn Spotler account?

Wanneer je migreert naar een ander Spotler account of jouw huidige account wordt stopgezet, is het handig om tijdig data te exporteren. Er zijn een aantal zaken die je zelf kunt exporteren en er zijn een aantal zaken die via Spotler support geëxporteerd worden.

In dit artikel lees je:

  1. Onderdelen die je zelf kunt exporteren uit Spotler
  2. Onderdelen die op aanvraag zijn te exporteren door Spotler support
  3. Overige onderdelen die handig zijn om bij stil te staan
Omar_bord_serieus.png

Denk bij het exporteren van data aan de AVG
Stel jezelf de volgende vragen:

  • Hoe ga ik de exports op een veilige manier delen met externen?
  • Gebruik ik alle data die bij een contact staat opgeslagen wel? Of moet ik wat kolommen uit het bestand verwijderen voordat ik het deel?
  • Waar bewaar ik de inschrijfdatum en de bron inschrijving? Zodat ik kan aantonen wanneer de gegevens zijn verzameld

Onderdelen die je zelf kunt exporteren uit Spotler

Marlies_Vraagteken.png Vraag jezelf af of je ieder contact mee neemt
Wellicht is het tijd voor een opschoning? In de contactenexport zie je in de laatste kolommen hoe vaak contacten hebben geopend en geklikt. Ook kan je een dynamische lijst maken met slapende lezers. Kies er bijvoorbeeld voor om alle contacten die het afgelopen jaar niet hebben geopend niet mee te nemen naar jouw nieuwe systeem. Geef deze contacten nog een laatste kans door middel van een reactivatiecampagne.

Onderdelen die op aanvraag zijn te exporteren door Spotler support

  • Templates
  • Berichten: denk aan campagneberichten zoals je aanmeldbevestiging

Beide van bovenstaande punten ontvang je in een HTML bestand. In dit bestand staan afbeeldingen die online bij Spotler staan opgeslagen. Deze afbeeldingen bewaren wij nog een korte periode nadat jouw account is gesloten, maar worden op termijn verwijderd. Vergeet dus niet de afbeeldingen uit het HTML bestand extra op je computer op te slaan als je deze wil bewaren.

Overige onderdelen die handig zijn om bij stil te staan

DNS instellingen

Bij Spotler is het juist inzetten van het SPF-record een vereiste, dit is onderdeel van de DNS instellingen van jouw domeinnaam. Onder deze instellingen vallen ook DMARC, DKIM en andere beveiligingsstappen die optioneel zijn binnen Spotler. Jouw domeinbeheerder heeft op deze manier destijds ingesteld dat Spotler mag mailen met jullie reply-adres. Als je stopt met het gebruik van Spotler is het verstandig jouw domeinbeheerder te vragen de toestemming in te trekken. Stap je over naar een ander Spotler-account? Dan kan het SPF record blijven staan. De aanvullende beveiligingsstappen zoals DMARC en eigen linkdomeinen worden op accountniveau ingesteld dus deze dienen wel gewijzigd te worden.

(Aanmeld)formulieren en pagina’s

Hoe lopen jouw processen rondom aan- en afmelden in Spotler? Heb je een Spotler formulier op je website geïntrigeerd? Of wellicht een leadgeneratieformulier waar bezoekers een white paper aanvragen? Deze formulieren en pagina’s zijn account gebonden en moeten vervangen worden. Jouw Spotler formulieren werken niet meer op het moment dat het account sluit.

Koppeling

Heb je een koppeling of automatische import draaien? Bijvoorbeeld met een webshop of CRM? Houd er rekening mee dat deze niet meer werkt als jouw Spotler account sluit. Zorg dat de partij die deze koppeling onderhoudt hiervan op de hoogte is. Moet de koppeling omgelegd worden naar jouw nieuwe account? Activeer de gewenste API of FTP dan in jouw nieuwe account en lever de gegevens aan bij de koppelpartij.

Handig om te noteren:

  • Wat zijn de selecties die in jouw veelgebruikte dynamische lijsten staan?
  • Welke gebruikers hadden toegang tot je Spotler account?
  • Draaien er nog actieve automatische e-mailcampagnes? Bepaal op welk moment je deze een inactieve status geeft.
  • Wat is de afgesproken einddatum van het account? Zet deze in je agenda zodat je niet vergeet de belangrijke data tijdig te exporteren.