Opstellen formulier download white paper

Je begint met het opstellen van het formulier. Welke gegevens wil jij krijgen in ruil voor je white paper? Je hebt in ieder geval een e-mailadres nodig om de white paper download te sturen en daarnaast is een telefoonnummer handig, zodat Sales de lead kan opvolgen.

Ga naar de module Formulieren voor het opstellen van een formulier. Een Spotler-formulier is een losstaand onderdeel dat geplaatst wordt op een webpagina. Dit kan zowel extern als op een webpagina binnen Spotler. De meest logische optie voor deze case is het formulier plaatsen op een webpagina van je eigen website. De vormgeving van het formulier wordt bepaald door de webpagina waar je het op plaatst. Het plaatsen van een formulier op je eigen website leggen we verderop uit in dit stappenplan.

Formulier aanmaken

Ga naar de module Formulieren en klik op de gele button Nieuw formulier. Er start vervolgens een stappenplan bestaande uit vier stappen:

Stap 1 - Eigenschappen

De eerste stap van een nieuw formulier is als volgt: 

Stap1_Formulieren_4steps.png

  • Geef een naam aan je formulier die de lading dekt. Bijvoorbeeld: White paper download | Verbeter je e-mail marketing met goede copy.
    De naam van je formulier is alleen voor intern gebruik.
  • Kies bij Beschrijving voor een extra beschrijving voor je formulier. Ook deze extra beschrijving is alleen voor intern gebruik. Wanneer de titel al genoeg over de inhoud zegt, kun je dit veld ook leeg laten.
  • Geef bij Type aan om welk type formulier het gaat. In het geval van white paper download heb je eigenlijk twee keuzes:
    • Normaal: Gegevens van de respondent worden opgeslagen in het formulier en niet in Spotler.
    • Aanmeld: Respondenten komen via dit type formulier daadwerkelijk in Spotler terecht als contact. Dit is handig als je op je formulier bijvoorbeeld om opt-in voor je nieuwsbrief vraagt.

      Wij kiezen nu voor type Aanmeld, want wij willen dat nieuwsbrief opt-ins direct in de database van Spotler komen.
  • Geef bij Invullen door aan wie het formulier mag invullen. Je geeft hier aan dat Iedereen het formulier mag invullen. Iemand hoeft niet in de Spotler database te staan om het formulier te mogen invullen. Vaak is dit niet het geval bij leads.
  • De optie Anti-bot beveiliging staat standaard op ja. Spotler beveiligt alle standaard formulieren met een anti-bot beveiliging.

Klik vervolgens op Opslaan & volgende. Je komt in stap 2 terecht van het opstellen van een formulier.

Stap 2 – Formulier

Je ziet de twee buttons Bewerken en Bekijken.

Stap2_Formulier_4steps.png

Klik op de blauwe button Bewerken om de editor te openen. In de editor stel je het formulier samen. Elementen als invoervelden en keuzevragen sleep je eenvoudig op het ‘canvas’. In dit stappenplan gaan we alleen in op de functies voor een formulier met betrekking tot een white paper download. Een uitgebreide uitleg over de formulieren editor lees je in het artikel: Editors formulieren.

Maar stel we nemen Spotler als voorbeeld voor een whitepaper download:

Voorbeeld_spotler_Whitepaper_download.png

Dan willen wij de volgende velden op het formulier plaatsen:

  • Bedrijfsnaam
    Handig om te weten zodat je weet of dit een interessante lead voor jou is. Niet elk bedrijf is misschien een match bij je organisatie.
  • Voornaam
    Bij Spotler communiceren wij informeel. Ben je meer een formele organisatie? Dan vraag je hier een achternaam uit.
  • E-mailadres
    Als je een bevestiging wilt sturen met de white paper download, dan heb je een e-mailadres nodig.
  • Telefoon
    Een lead wil je opvolgen. Met een telefoonnummer kun je in gesprek gaan met die interessante lead over de content die je geschreven hebt.
  • Checkbox voor een nieuwsbrief opt-in
    Waarom niet meteen de kans aangrijpen om in contact te komen met je leads via de nieuwsbrief? Hoe meer geïnteresseerd iemand is in de content van je bedrijf hoe warmer de lead.

Video stappen

Bekijk onderstaande video als je de stappen wilt zien die je neemt om bovenstaand formulier te maken en/of lees een stap-voor-stap uitleg onder deze video:

Is de video voor jou helemaal duidelijk over het opstellen van een formulier? Klik dan hier om de tekstuele stap-voor-stap uitleg over te slaan en door te gaan naar Stap 3 - Verwerking.

Stap-voor-stap uitleg

We weten naar aanleiding van het voorbeeld van Spotler welke velden op het formulier moeten komen. Zoals je ziet in de editor staan er al een standaard aantal velden op het canvas.

Editor_1.png

We beginnen met de velden weghalen die niet van toepassing zijn. Dit doe je door met je rechtermuis te klikken op verwijderen.

Editor_velden_verwijderen.png

Je formulier ziet er na het verwijderen van de velden er als volgt uit:

Editor_velden_verwijderd.png

Nu gaan we de velden die we nog missen toevoegen. We beginnen met de standaard invoervelden Bedrijfsnaam en Telefoon.

Klap links het menu Invoervelden uit:

Editor_Editor_opties.png

Deze editor werkt net als de editor van de module Berichten, Webpagina’s en Surveys als een drag-and-drop editor. Voor Bedrijfsnaam pakken we Tekst invoer en dat verslepen we bovenaan op het canvas.

Je canvas ziet er nu als volgt uit:

Editor_Vulhieruwteksvraagin.png

Maar we willen natuurlijk dat daar Bedrijfsnaam komt te staan. Dus we klikken dubbel op het blok. Er verschijnt een pop-up:

Editor_popup_tekstvraag.png

Zet je cursor bij Vul hier uw tekstvraag in. Vervolgens typ je wat je wilt uitvragen. In dit voorbeeld Bedrijfsnaam, maar je kunt hier van alles neerzetten. De vraag gaan we verplichten, omdat we alle gegevens willen hebben in ruil voor het white paper. Door op het rode sterretje te klikken maak je een vraag verplicht.

Editor_popup_bedrijfsnaam_verplicht.png

Klik daarna op Ok. Het volgende veld wat we gaan toevoegen is Telefoonnummer. Hiervoor moet je ook de invoervelden aan de linkerkant zijn. Je ziet hier al een specifiek veld voor Telefoon staan. We slepen het veld net als Bedrijfsnaam op het canvas. Alleen sleep je hem nu onderaan het canvas. Maak ook dit invoerveld verplicht.

Iris_bord_onder_bullhorn.png Internationaal bedrijf?
Heb je een internationaal bedrijf en heb je ook buitenlandse klanten en prospects? Gebruik dan in plaats van het standaard Telefoon-veld een invoerveld. Het Telefoon-veld zorgt namelijk voor een validatie waar een Nederlands telefoonnummer aan moet voldoen. Voer je dus een ander samengesteld nummer in, dan krijgt degene die het formulier invult een foutmelding. Hetzelfde geldt overigens voor Postcode. Een invoerveld kun je zelf een vrije invulling geven.

Je canvas ziet er nu zo uit:

Editor_Telefoon_toegevoegd.pngAls laatste veld voegen we de checkbox toe voor een opt-in voor een nieuwsbrief. Klap links het menu voor keuzevragen open. Versleep de keuzevraag je Bevestiging onderaan het canvas (onder Voornaam).

Editor_checkbox_toevoegen.png

Je canvas ziet er nu zo uit:

Editor_toegevoegd_Bevestig.png

De bevestigingsvraag moet nog gevuld worden. Klik weer dubbel op het blok en er opent een pop-up:

Editor_popup_bevestigingsvraag.png

Zet je cursor op Vul hier uw bevestigingsvraag in en typ Wil je de <naam van je organisatie>-nieuwsbrief ontvangen? Vervolgens vervang je het woord Aan in Ja, ik ontvang graag de nieuwsbrief. Deze vraag stellen we niet verplicht. Het is geen voorwaarde om opt-in te geven om het white paper te ontvangen. Wat je wel in het voorbeeld terugziet van Spotler is een ondersteunende tekst over de nieuwsbrief: “Met onze tweewekelijkse nieuwsbrief blijf je op de hoogte van het laatste nieuws over e‑mail marketing & marketing automation, acties en kennis­documenten van Spotler.”

Het is belangrijk om te vermelden waar iemand opt-in voor geeft en hoe frequent je mailt. Deze tekst kun je als sub onder de checkbox zetten door op de optie sub te klikken. Er verschijnt een extra veld waar je de ondersteunende tekst invult:

Editor_popup_vulsubin.png

Klik op Ok. Het formulier begint ergens op te lijken, maar er zijn nog een paar wijzigingen en opmerkingen.

    • We willen Voornaam verplicht stellen, dan kunnen we een meer persoonlijke benadering toepassen. Je klikt dubbel op het blok en klikt vervolgens op het rode sterretje.
    • Bij Spotler hebben we het standaard sub-label weggehaald bij Telefoon. Dit sublabel laat zien hoe een telefoonnummer opgebouwd moet zijn. Dit label haal je weg door opnieuw op sub te klikken. 
    • De button tekst is nu Verzenden hier willen we Aanvragen van maken. Klik dubbel op de button en er opent een pop-up:

      Editor_Knoppenbeheer.png

      Plaats je cursor bij de verzend-knop en typ de gewenste tekst. Klik daarna op Ok.

    • We willen dat de invoervelden onder de labels komen in plaats van ernaast. Dit wijzig je door de volgende functie te gebruiken onder het menu Meer:

      Editor_Onderelkaaruitlijnen.png

    • Je ziet naast een aantal vragen een koppeling-icoon blauw opgelicht. Dit is handig voor het prefillen van gegevens. Is iemand al bekend in de database dan hoeft degene zijn gegevens niet opnieuw in te vullen, maar haalt hij deze op uit de database. Daarnaast wanneer je informatie van je formulier wilt opslaan bij een contact in de database van Spotler, dan bepaal je door het koppelen in welk databaseveld de informatie opgeslagen moet worden.

      Er zijn twee velden nog niet gekoppeld. Bedrijfsnaam en of je de nieuwsbrief wilt ontvangen. Deze gaan we nog aanpassen.

      Klik op het koppeling teken aan de rechterkant. Er verschijnt een pop-up met een overzicht van de beschikbare databasevelden in je account. Klik op Bedrijfsnaam en vervolgens op Ok.

      mceclip0.png

      Daarna koppelen we het veld waar we om opt-in vragen voor de nieuwsbrief. Dit veld koppel je aan het veld Permissies.

      Koppelen_Permissies.png

      Omdat er verschillende type permissies zijn moet je vervolgens een keuze maken aan welke permissie het antwoord gekoppeld moet worden.

      Koppelen_Nieuwsbrief.png

      Klik vervolgens op Ok.
    • Als laatste stellen we een bedankpagina in. Na het invullen van het formulier wil je een pagina tonen met een bevestiging dat de aanvraag is gelukt en je wilt dat iemand op je website blijft en vervolgstappen zet. Een bedankpagina stel je in onder het menu Meer. Klik vervolgens op Instellingen bedankpagina.
      Editor_Instellingen_Bedankpagina.png

      Er opent een pop-up venster. Kies hier voor Externe bedankpagina. Als iemand het formulier op de website invult, wil je ook dat deze persoon op de website blijft. Maak hiervoor dus een pagina aan binnen je website. De URL van deze pagina voer je in onderstaand veld in.

      Editor_InstellingBedankpagina.png

Nog één keer alle stappen zien die zijn genomen? Bekijk de video.

Oke, we zijn nu klaar in de editor. Sla het formulier op met het diskette-icoon bovenin en klik op Sluit editor. Je krijgt het volgende scherm te zien:

Vanstap2-naar_3.jpg

Klik op Opslaan & volgende.

Stap 3 - Verwerking

In stap 3 van het formulier stel je in welke gegevens (extra) opgeslagen worden en of er data doorgestuurd wordt naar een extern systeem.

Stap3_Verwerking.png

Wil je alleen de formuliergegevens opslaan? Of ook aanvullend de naam, het e-mailadres en eventueel ID opslaan? Wanneer je de tweede optie aangeeft worden gegevens die al in je Spotler-account bekend zijn aangevuld. Dit is zichtbaar in de export van je formuliergegevens. Dit is interessant als je bestaande contacten het formulier laat invullen, maar nu niet van toepassing.

In sommige gevallen is het wenselijk om gegevens door te zetten naar een extern systeem. Zoals bijvoorbeeld een leadmanagementsysteem. Dit is mogelijk met de POST request instellingen. Wil je hier meer over weten? Lees dan het artikel: Wat kan ik instellen bij de POST-request van een formulier?

Klik op Opslaan & volgende.

Stap 4 - Follow up

In stap 4 stel je de automatische notificatie en bevestiging in.

Bevat jouw account de module Campagnes dan mis je deze stap. Bekijk dit artikel. Het instellen van deze berichten doe je dan namelijk in de module Campagnes in plaats van in het formulier. Voor nu kun je alsnog naar de volgende stappen gaan om de berichten in te stellen. 

Stap4_Followup.png

Deze moeten we eerst opstellen in de module Berichten. Voor nu klikken we op Opslaan & afronden en komen we later terug in deze stap.

Soumaya_bordzijkant_bril.png

Hoe maak je goede online formulieren
Openen, klikken en converteren. Dit is wat je als marketeer graag wilt met je mailings. Je hebt niet voor niets calls-to-action (CTA’s) in je mail als Aanvragen, Aanmelden en Inschrijven. En wat je wilt voorkomen, is dat een lezer die klikt op zo’n call-to action afhaakt omdat jouw formulier niet uitnodigt om in te vullen. Niemand wil een scherm voor zijn neus met twintig invulvelden als hij een
brochure aanvraagt of een white paper wilt downloaden. En als je dit white paper
hebt gelezen, dan weet je dat organisaties echt zulke formulieren maken.
Maar hoe moet ’t dan wel? Hoe maak je formulieren die lezers wel willen invullen? Op deze vraag geeft het white paper: Hoe maak je goede online formulieren een antwoord.