Starten met je bestand

Om soepel door het Spotler importproces te gaan, is het goed om te kijken naar de bestandsopbouw van je contactenbestand. Per type databaseveld kun je hier lezen wat de kenmerken zijn, de bijzonderheden en de opbouw.

Algemene opbouw bestand

Je bestand moet aan de volgende eisen voldoen:

  • Bestandsformaat; XLS, XLSX, CSV en TXT zijn toegestaan.
  • Kolomnamen; deze moet je koppelen met de databasevelden in Spotler.
  • Geen filters; Spotler herkent geen filters omdat de inhoud dan variabel is.
  • Eén tabblad; de contactgegevens op het eerste tabblad worden geïmporteerd. Gegevens op andere tabbladen moeten worden samengevoegd met het eerste tabblad.

Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_algemene_opbouw.png

Tip.jpg Tips voorbereiding bestand
  1. Bedenk van te voren welke databasevelden je wilt gebruiken in Spotler. Dit is afhankelijk van welke velden je nodig hebt om te segmenteren en voor personalisatie. En heb je deze data ook tot je beschikking?
  2. Verwijder de data in je importbestand die je niet gaat gebruiken. Dit houdt Spotler overzichtelijker. Niet onbelangrijk: de AVG-wet stelt dat je geen data/persoonsgegevens mag opslaan zonder doel.
  3. Importeer geen gevoelige data in verband met veiligheid. Denk hierbij aan IBAN of Burgerservicenummers. Het beste is het om ook deze data van te voren uit je bestand te verwijderen.

Kortom, laat alle data die je niet wilt gebruiken voor je e-mail communicatie achterwege.

 

Type databasevelden en opbouw 

Voor de opbouw van het bestand is het handig om te weten welke type databasevelden beschikbaar zijn en welke kenmerken daarbij horen. Hieronder zie je de type databasevelden die voorkomen in Spotler met een uitleg.

  1. Vrijveld (tekstveld), Numeriekveld, Valutaveld:
    Een vrij in te vullen veld zoals Voornaam en Achternaam.
  2. Lijstveld:
    Een veld waarbij meerdere opties mogelijk zijn, zoals interesses.
  3. Geboortedatumveld en datumveld:
    Een veld voor – bijvoorbeeld -  een verjaardagscampagne of een lifecyclecampagne.
  4. Permissieveld:
    Een veld voor het aanmelden van en het afmelden voor een bepaald type mailing.

Vrijveld (tekstveld), Numeriekveld, Valutaveld 

Kenmerk: Elke waarde is mogelijk
Belangrijk:  Let op een consistent hoofdlettergebruik en spelling. Zo worden “Spotler” en “spotler” als unieke waardes gezien en elk afzonderlijk opgeslagen. Dit maakt het lastiger voor het aanmaken van doelgroepen. 

Daarnaast kan er maar één waarde in dit type databaseveld staan. Een nieuwe waarde bij een volgende import overschrijft de huidige waarde.
Opbouw bestand 1 kolom met een vrije invulling
Voorbeeld bestand: Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_Voorbeeld_bestand.png
Weergave in Spotler Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_voorbeeld_vrijveldinSpotler.png

 

Lijstveld

Kenmerk: Lijst met voor gedefinieerde waarden
Belangrijk: 

Meerdere waarden mogelijk. Maar elke waarde heeft een aparte kolom nodig in je bestand.

Daarnaast kan er maar één waarde in dit type databaseveld staan. Een nieuwe waarde bij een volgende import overschrijft de huidige waarde.
Opbouw bestand

Elke waarde heeft 1 kolom, de invulling hiervan kan zijn:
Y, ja, yes, N, nee of no

De volgorde van kolommen kan willekeurig zijn.
Voorbeeld bestand:

Onjuist

Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_voorbeeld_bestand_onjuist.png

Juist

Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_voorbeeld_bestand_juist.png

Weergave in Spotler Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_voorbeeld_lijstveldenSpotler.jpg

 

Geboortedatumveld en datumveld 

Kenmerk: NederlandsDD/MM/YYYY
11-08-2017
EngelsMM/DD/YYYY
08-11-2017
Belangrijk: 

Er kan maar één waarde in dit veld staan. Een nieuwe waarde bij een volgende import overschrijft de huidige waarde.

Het verschil met een standaard datumveld, is dat een geboortedatumveld voor verjaardagscampagnes gebruikt wordt.

Opbouw bestand

1 kolom met een vrije invulling

Voorbeeld bestand: Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_voorbeeldbestand_geboortedatum.png
Weergave in Spotler Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_voorbeeld_verjaardagSpotler.png

 

Permissieveld

Kenmerk: Verschillende type mailings waar iemand zich voor kan aan- en afmelden.
Belangrijk: 

Meerdere waarden mogelijk. Maar elke waarde heeft een aparte kolom nodig in je bestand.

Ondanks dit databaseveld hetzelfde werkt als een lijstveld is het belangrijk dat je permissies koppelt aan het permissieveld. Bij het inplannen van de mailing checkt Spotler dat de doelgroepselectie minimaal het permissieveld bevat.

Opbouw bestand

Elke waarde heeft 1 kolom, de invulling is, Y, ja, yes of N, nee, no

Voorbeeld bestand: Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_voorbeeldbestand_permissieveld.png
Weergave in Spotler Module_Lijsten_Bestand_Voorbereiden_voorbeeld_permissiesSpotler.jpg

Alle punten doorlopen? Dan bent je klaar voor de import! Een uitleg hierover vind je in Importeren.