Nieuwe import

Om soepel door het Spotler importproces te gaan, is het goed om te kijken naar de bestandsopbouw van je contactenbestand. In het artikel Starten met je bestand lees je meer over de juiste bestandsopbouw voor de import. Bevat bijvoorbeeld je contactenbestand kolomnamen en zijn de filters uitgeschakeld? 

Met een klik op de gele button Nieuwe import start je een stappenplan voor het importeren van je contactenlijst.

Aan de slag

Zodra je geklikt hebt op Nieuwe import, zie je het volgende stappenplan:

Module_Lijsten_Nieuweimport_Stappenplan1.png

Het stappenplan bestaat uit de volgende 5 stappen:

 

Stap 1 - Eigenschappen 

Zodra je in het submenu Nieuwe import bent, kun je de naam van je import opgeven.

Module_Lijsten_Nieuweimport_Stappenplan1.png

  • Geef eerst aan wat de bestemming is van je import. Zijn het actieve contacten waarmee je dynamische lijsten opstelt? Of is het een statische lijst? Die je eenmalig gebruikt voor een mailing en waarvan de contacten niet te bewerken zijn. Supressielijst: Deze optie kies je wanneer je wilt dat contacten worden uitgesloten van alle mailing activiteiten. Wanneer een contact in je supressielijst al bestaat in Spotler, dan wordt met deze actie het bestaande contact inactief gemaakt.
  • Geef een naam op als je een statische lijst importeert. Bedenk een naam die handig is. Bijvoorbeeld: Niet-openers mailing juni 2019 of Aanmelders klantevent. Zo kun je je lijst altijd eenvoudig terugvinden.
  • Het veld Auteur wordt geprefilled met je accountnaam en het veld Aanmaakdatum wordt automatisch gevuld met de datum waarop je de lijst aanmaakt.

Stap 2 -  Bestand

Zodra je stap 1 hebt afgerond, kom je in het scherm bij stap 2. Deze ziet er als volgt uit:

Module_Lijsten_Nieuweimport_Stappenplan2.png

  • Selecteer met de button Selecteer bestand de contactenlijst op je computer die je wilt importeren.
  • E-mailadres voor de rapportage van de import staat geprefilled met het e-mailadres van jou als gebruiker.
  • Kies bij Bevestiging het type permissie dat je bestand heeft. Zijn het klanten of heb je specifiek om opt-in gevraagd?

Stap 3 - Formaat

Zodra je stap 2 hebt afgerond, verschijnt het volgende scherm:

Module_Lijsten_Nieuweimport_Stappenplan3.png

Je ziet de gegevens van je bestand en een preview. Ziet alles er goed uit? Druk dan op Volgende.

Stap 4 - Extern ID (Optioneel)

Deze optie is alleen te zien wanneer je in je account externKlantid aan hebt staan. Dat betekent dat Spotler niet ontdubbeld op e-mailadres, maar op bijvoorbeeld een klantnummer.

Module_Lijsten_Nieuweimport_Stappenplan4.png

Je kiest hier welk uniek gegeven in je bestand gekoppeld moet worden aan externKlantid en dus op ontdubbeld wordt.

Stap 5 - Link

In deze stap koppel je de kolomnamen van je bestand (links) aan de databasevelden van Spotler (rechts).

Module_Lijsten_Nieuweimport_Stappenplan5.png

Importeer alleen de velden die je daadwerkelijk voor e-mailmarketing gaat gebruiken. Na het koppelen van de databasevelden klik je op Volgende.

Stap 6 - Verwerking

In de laatste stap zijn er nog twee opties voor de verwerking van je bestand.

Module_Lijsten_Nieuweimport_Stappenplan6.png

  • Lege waardes toestaan
    Bij het koppelen van de kolommen zie je ook de optie Lege waardes toestaan. Hiermee is het mogelijk om velden in Spotler te legen door lege velden in je importbestand op te nemen.

    Waar is dit handig voor? Stel: je hebt een contact Wendy van Dijck in je Spotler-database.  Je importeert later hetzelfde contact als Wendy Jansen, waarbij het tussenvoegselveld in je contacten lijst leeg is en de optie Lege waardes toestaan is aangevinkt. Het tussenvoegselveld in Spotler wordt dan overschreven met een lege waarde. Had je in deze situatie niet de optie Lege waardes toestaan aangevinkt, dan was alleen de achternaam overschreven. Het tussenvoegselveld was hetzelfde gebleven. Dat betekent dat de naam “Wendy van Jansen” zou zijn in plaats van “Wendy Jansen”.
  • Extra waarde
    Deze optie is handig als je alle contacten in je bestand dezelfde waarde wilt meegeven, maar deze niet was opgenomen in je bestand. Denk aan taal of een permissie van de nieuwsbrief.

Druk op Opslaan en Afronden. Je bestand wordt geïmporteerd en je ziet een afschrift van de import.

 

Paul_Liggend_Bullhorn.png Maak dynamische lijsten bij de import in het Actieve bestand
Wanneer je een Statische lijst hebt geïmporteerd ben je klaar met de module Lijsten. Maar heb je gekozen voor het Alle contacten als de plek waar de geïmporteerde contacten terechtkomen, dan staan ze tussen alle contacten die al in je Spotler-database staan.