Eventregistratieformulier opstellen

In deze eerste stap gaan we aan de slag met het formulier, waarmee een respondent zich kan registreren. De module Formulieren is de plek in Spotler waar je formulieren aanmaakt en beheert.

Ga naar het Overzicht van de module Formulieren en klik op de button Nieuw formulier.

Module_Formulieren_Overzicht.png

Er wordt een stappenplan gestart om een nieuw formulier op te stellen. Deze bestaat uit de volgende stappen:

1. Eigenschappen formulier

2. Formulier opstellen

3. Verwerking formuliergegevens

4. Follow-up e-mails selecteren (indien je geen module Campagnes hebt)

Eigenschappen formulier

In de eerste stap worden de eigenschappen van het formulier bepaalt.

Module_Formulieren_Stappenplan1.png

Je geeft een naam, eventuele beschrijving en type formulier op. De naam die je hier invult is voor jezelf en ter herkenning in Spotler. Qua type formulier kies je hier voor type Normaal. De aanmeldingen voor het event worden vastgelegd in het formulier, in plaats van in de Spotler database. Zo houd je de database voor jezelf “schoner” wanneer iemand zich eenmalig inschrijft voor een event. Bij de laatste twee opties bepaal je die je instelt in dit scherm is wie het formulier mag invullen en of anti-bot beveiliging ingesteld wordt.

Wie mag het formulier invullen?
Soms is het gewenst beperkingen op te leggen. Dit is natuurlijk afhankelijk van het doel en de doelgroep van het formulier. Heb je een actie die alleen bestemd is voor je nieuwsbrieflezers? Geef dan aan dat alleen genodigden het formulier mogen invullen. Wil je daarnaast dat elk persoon maar eenmalig mag profiteren van een bepaalde actie? Kies dan voor de derde optie.

Anti-bot beveiliging verplichten
Formulieren zijn dé manier om via het web met een organisatie in contact te komen. Bij het gebruik van online formulieren is spam één van de ergernissen. Stel, je formulier wordt ingevuld door een spam-bot. Dit leidt vaak tot onnodige mails en nep contacten in je bestand. Erg zonde, aangezien de mails je statistieken beïnvloeden en met onnodige contacten blijft je database niet ‘schoon’. Daarom zijn Spotler formulieren en surveys beveiligd met spam-bot security. Deze optie is overigens alleen mogelijk voor dynamische formulieren en niet voor statische formulieren.

Na het invullen van de velden, klik je op Opslaan en volgende. Je komt dan in stap 2 terecht.

Formulier opstellen

In stap 2 klik je op Bewerken.

Module_Formulieren_Stappenplan2.png

De editor van formulieren opent fullscreen. Dit is de plek waar je jouw formulier samenstelt.

Form_Editor.png

Elementen als opmaakregels, invoervelden en keuzevragen sleep je eenvoudig op het canvas. Vragen kunnen over meerdere pagina’s verdeeld worden en je kunt geavanceerde functies als vragen verbergen/tonen en skip-functie toepassen. 

Pas voor formulierregistratie minimaal de volgende twee functies toe:

  • Gegevens prefillen
  • Event Planner

Gegevens prefillen

Aan de rechterkant van elke vraag wordt in de blokbalk een ‘Koppel-icoon’ getoond. Door op dit icoon te klikken wordt een pop-up getoond waarin je de vraag kunt koppelen aan een specifiek databaseveld  in je Spotler-account.

Module_Formulieren_Editor_paperclip.png

Op deze manier kan Spotler gegevens van de respondent die al bekend zijn prefillen. Daarnaast wordt het antwoord in de contactenkaart opgeslagen.

Event Planner

In de eigenschappen van het formulier kan je een limiet instellen op het aantal inschrijvingen of een einddatum bepalen. Dit doe je door op de tab Event Planner te klikken.

Module_Formulieren_Editor_Eventplanner.png

Pas eventueel de tekst aan die wordt teruggekoppeld wanneer het formulier gesloten is.

Meer details over de Form editor lees je in de omschrijving van module Formulieren. Tevreden over je formulier? Klik op opslaan en daarna bovenin op Editor sluiten. Vervolgens kom je terug in het eerste scherm van stap 2. Klik vervolgens weer op Opslaan en volgende. Je komt terecht in stap 3.

Verwerking formuliergegevens

In stap 3 stel je in welke (extra) gegevens opgeslagen worden en of data doorgestuurd wordt naar een extern systeem. 

Module_Formulieren_Stappenplan3.png

Gegevens opslaan
Wil je alleen formuliergegevens opslaan? Of ook aanvullend de naam, het e-mailadres en eventueel ID opslaan? Wanneer je de laatste optie aanklikt, worden gegevens die al in je Spotler-account bekend zijn aangevuld. Dit is zichtbaar in de Excel met alle reacties.

Formuliergegevens doorsturen
In sommige gevallen is het wenselijk om gegevens door te zetten naar een extern systeem. Bijvoorbeeld naar een leadmanagementsysteem. Bij Instellingen POST request geef je meer specifieke instellingen op.

Klik op Afronden en opslaan na eventuele instellingen te hebben gewijzigd. Het formulier met de bijbehorende instellingen wordt opgeslagen.

Follow-up e-mails selecteren

Als je niet de module Campagnes tot je beschikking hebt, is er nog een 4e stap.  Namelijk het selecteren van follow-up e-mails. Binnen het registratieproces willen we dat de respondent een bevestiging ontvangt en dat een interne notificatie wordt verzonden. Deze berichten zet je klaar in de module Berichten. In deze omschrijving doen we dat in stap 3 dus voor nu slaan we deze stap over. Heb je de module Campagnes tot je beschikking? Dan is deze stap dus niet zichtbaar in de module Formulieren en gebruik je voor de notificatie en bevestiging de module Campagnes. Lees hier meer over in de omschrijving van de module Campagnes.

Het formulier is nu gereed. Ga naar de volgende stap om het formulier op een landingspagina te plaatsen.