Bevestiging en notificatie eventregistratieformulier

Na het invullen van het formulier is het prettig om ook een bevestiging per mail te ontvangen. Daarnaast wil je misschien intern gelijk op de hoogte zijn van een nieuwe inschrijving. In deze stap maken we de bevestigings- en notificatiemail en zorgen we ervoor dat deze automatisch worden verzonden. 

Het maakt niet uit of je nu een nieuwsbrief, bevestiging of notificatie wilt opstellen. Het opstellen van een bericht in Spotler werkt altijd op dezelfde manier en gebeurt in de module Berichten. Ga naar het Overzicht van module Berichten en klik op de button Nieuw bericht.

Er opent een stappenplan van 3 stappen:

  1. Eigenschappen
  2. Aflevering
  3. Bericht

Bovenstaande stappen doorloop je tweemaal. Eenmaal voor de bevestiging en eenmaal voor de notificatie. Meer details weten over de werking van de module Berichten? Lees er meer over in de omschrijving voor de module Berichten.

Bevestiging opstellen 

Doorloop de 3 stappen voor het opstellen van een bericht. In stap 3 stel je de HTML-versie op waarin je de onderstaande tips kunt verwerken.

Persoonlijke elementen
Een bevestiging is een 1-op-1 bericht. Het is niet een bulkmail die in één keer naar een grote doelgroep wordt verzonden. Voor dit type bericht raden we daarom aan om te werken met een persoonlijke aanhef. Dat kan in de vorm van “Geachte heer/mevrouw tussenvoegsel Achternaam” of minder formeel met “Beste Voornaam”. Een aanhef voeg je toe door op het {p}-icoon te drukken tijdens het bewerken van je tekst.  

Evenementinformatie
Uiteraard vermeld je de nodige informatie over het event in het bericht. Denk aan datum, tijdstip, locatie, programma, route en parkeergelegenheid.

Zet in je agenda
Laat de respondent het evenement in zijn agenda zetten door te linken naar een ICS-bestand. Dit is een algemeen formaat voor agenda-items en kan geopend en opgeslagen worden in o.a. Outlook agenda, Gmail en iCalender. Hoe bied je zelf zo’n ICS-bestand aan? Open je eigen Outlook agenda en maak een agenda-item voor uw event. Sla dit via ”Opslaan als” op als .ics. Plaats dit bestand in de module Documenten en link hier naartoe vanuit de bevestigingsmail. 

Formulierafschrift
Voor de respondent kan het prettig zijn om de ingevulde gegevens nog even terug te zien. Door een contentblok van het type Formulierafschrift toe te voegen aan de bevestiging, wordt een blauwdruk van de gegevens getoond.

Contactgegevens
Vermeld je contactgegevens zodat je altijd eenvoudig te bereiken bent voor bijvoorbeeld afmeldingen.

Notificatie opstellen

Net als de bevestiging stel je de notificatie op in de module Berichten. Maak wederom een nieuw bericht aan en doorloop de drie stappen. Voor de notificatie naar je collega’s (of jezelf) is het handig om een formulierafschrift op te nemen, zodat de gegevens van de respondent direct zichtbaar zijn en er meteen opvolging aangegeven kan worden.

Berichtenstatus veranderen

Zijn de berichten helemaal naar wens en heb je ze uitvoerig getest? Verander dan de status naar Definitief.

Module_Berichten_statuswijzigen.png

Follow-up e-mails selecteren

Het bevestigings- en notificatiemail staan klaar. Nu moeten we ervoor zorgen dat de berichten automatisch verstuurd worden zodra het formulier is ingevuld. Dit kan je instellen in het formulier dat je hebt gemaakt in de module Formulieren. De follow-up mails stel je in bij stap 4. Onderstaande opties worden zichtbaar en je selecteert hier de bevestiging- en notificatie.

Module_Formulieren_Stappenplan4.png

Paul_Liggend_Bullhorn.png Mis je de stap voor follow-up e-mails selecteren?
Wanneer je de module Campagnes hebt, geldt een andere werkwijze. Je kunt de bevestiging en notificatie instellen als automatische campagne in de module Campagnes.