Nieuw formulier

Na een klik op de gele button Nieuw formulier kun je een stappenplan starten voor het opstellen van een formulier.

Aan de slag

Zodra je geklikt hebt op Nieuw formulier, zie je het volgende stappenplan:

Module_Formulieren_Stappenplan1.png

Het stappenplan bestaat uit de volgende vier stappen:

 

Stap 1 - Eigenschappen

Zodra je in het submenu Nieuw formulier bent, kun je de eigenschappen van je formulier aangeven:

Module_Formulieren_Stappenplan1.png

  • Geef een naam aan je formulier die de lading dekt. Bijvoorbeeld: Formulier Profielverrijking januari 2019. De naam van je formulier is alleen voor intern gebruik.
  • Kies bij Beschrijving voor een extra beschrijving voor je formulier. Ook deze extra beschrijving is alleen voor intern gebruik.
  • Geef bij Type aan om welk type formulier het gaat. Je kunt kiezen uit drie type formulieren:
    • Normaal: Gegevens van de respondent worden opgeslagen in het formulier en niet in Spotler.
    • Aanmeld: Respondenten komen via dit type formulier daadwerkelijk in Spotler terecht als contact.
    • Profiel: Gegevens van contacten die in de database van Spotler staan, worden aangevuld of gewijzigd.
  • Geef bij Invullen mag door aan wie het formulier mag invullen:
    • Iedereen: Je wilt dat iedereen de mogelijkheid krijgt om het formulier in te vullen, ook de mensen die nog niet in je database staan. Voor aanmeld- en aanvraagformulieren laat je hem op deze optie staan.
    • Alleen genodigden: Alleen contacten die in de database staan en een bericht hebben ontvangen om een formulier in te vullen.
    • Alleen genodigden (1x): Alleen bestaande contacten die een uitnodiging hebben ontvangen, mogen het formulier eenmalig invullen.
  • De optie Anti-bot beveiliging staat standaard op ja. Spotler beveiligt alle standaard formulieren en surveys met een anti-bot beveiliging. Je kunt anti-bot beveiliging gebruiken voor dynamische formulieren. Voor statische formulieren werkt deze optie niet.

 

Iris_bord_onder_lightbulb.png Wat is een anti-bot beveiliging?
Bij het gebruik van online formulieren is spam één van de ergernissen. Stel, je formulier wordt ingevuld door een spam-bot. Dit leidt vaak tot onnodige mails en nepcontacten in je bestand. Erg zonde, aangezien de mails je statistieken beïnvloeden en je onnodige contacten krijgt in je database. Daarom heeft Spotler een anti-bot beveiliging toegevoegd aan zijn software.

 

Stap 2 - Formulier

Zodra je stap 1 hebt afgerond, kom je in het scherm bij stap 2 van het opstellen van je formulier. In stap 2 kun je je formulier bewerken of bekijken. Het scherm ziet er als volgt uit:

Module_Formulieren_Stappenplan2.png

Vanuit dit scherm kun je:

1. Het formulier bekijken.
2. Het formulier bewerken.


Formulier bekijken
Klik op de witte button Bekijken. Je ziet nu een voorbeeld van je formulier. Aan de linkerkant van het scherm zie je de eigenschappen van het formulier en de webpagina’s waarin het formulier gebruikt wordt.

Formulier bewerken
Klik op de blauwe button Bewerken en de editor verschijnt. Het scherm ziet er als volgt uit:

Form_Editor.png

In dit scherm zie je:

  1. Een bewerkingsmenu in de header met grijze buttons en één blauwe.
  2. Editor-opties aan de linkerkant van het scherm.
  3. Het canvas met vraagblokken centraal op het scherm.
  4. De footer met o.a. een plussymbooltje en het aantal pagina’s van je formulier.

Werk je voor het eerst met de editor of heb je hulp nodig? Ga dan naar Editors Formulieren.  

Stap 3 - Verwerking

Zodra je stap 2 hebt afgerond, kom je in het scherm bij stap 3 van het opstellen van je formulier. In stap 3 kun je aangeven hoe Spotler je formulier moet verwerken. Het scherm ziet er als volgt uit:

Module_Formulieren_Stappenplan3.png

Vanuit dit scherm kun je:

  1. Aangeven hoe je de ingevulde formuliergegevens wilt opslaan.
  2. Aangeven of je je formulier wilt doorsturen naar een extern systeem.


Gegevensopslag
Als je alleen de ingevulde formuliergegevens wilt opslaan, kies voor Opslaan formuliergegevens. Wil je ook alle ingevulde persoonlijke data (naam, e-mailadres, Spotler ID) opslaan, kies voor Opslaan formuliergegevens en persoonlijke gegevens.

Maurice_bordrechts_lightbulb.png Wanneer kies je voor Opslaan formuliergegevens en persoonlijke gegevens?
Deze optie is vooral handig bij het exporteren van gegevens naar Excel. Stel dat je op je formulier alleen een e-mailadres vraagt, dan kun je met de optie Opslaan formuliergegevens en persoonlijke gegevens ook alle opgeslagen gegevens bij dit e-mailadres exporteren. Vergeten om deze optie aan te vinken? Geen nood. Ook achteraf kun je deze functie nog activeren.

 

Doorsturen naar een extern systeem
Als je ingevulde formulieren wilt doorsturen naar een extern systeem, dan kun je hier de url opgeven waar het formulier naartoe gestuurd mag worden. 

Aan de rechterzijde van het url-invulveld zie je de link Post-request settings. Als je hierop klikt, dan kun je de variabelen van je post request aangeven. Selecteer de vraagblokken in je formulier waar je een post request voor wil en tik de namen per vraagblok in.

Stap 4 -  Follow-up (optioneel)

Zodra je stap 3 hebt afgerond, kom je in het scherm bij stap 4 van het opstellen van je formulier. In stap 4 kun je aangeven of je een notificatie van je formulier wilt versturen. Het scherm ziet er als volgt uit:

Module_Formulieren_Stappenplan4.png

Vanuit dit scherm kun je:

  1. Aangeven of je wel of geen notificatie wilt versturen en aan wie.
  2. Aangeven of je wel of geen bevestigingsmail wilt versturen aan de respondent.

 

Notificatie versturen
Vink de checkbox aan om een notificatie in te stellen.  Vul je eigen e-mailadres of dat van een ander in als je een notificatie wilt ontvangen zodra een respondent een formulier heeft ingevuld. Vervolgens selecteer je het bericht wat je als notificatie wilt sturen.

Bevestigingsmail aan de respondent
Vink de checkbox aan om een bevestingsmail in te stellen en geef aan of je respondenten ook een bevestigingsmail wilt sturen zodra een respondent een formulier heeft ingevuld. Vervolgens selecteer je het bericht wat je als bevestiging wilt sturen.

Een notificatiebericht en bevestigingsmail maak je op in de module Berichten.

Paul_Liggend_Bullhorn.png Stap 4 niet zichtbaar?
Maak je gebruik van de module Campagnes dan geldt een andere werkwijze. Stap 4 is dan niet zichtbaar. Bevestigingen en notificaties stel je dan in als automatische campagnes in de module Campagnes.